Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Quién es responsable

• Datos de las cuentas de ChatEos (empresas clientes y sus usuarios): el responsable del tratamiento es ICGO S.A.S..
• Datos de los clientes finales de cada empresa (las personas que escriben a la empresa por WhatsApp, Instagram o Messenger): el responsable es la empresa que usa ChatEos. ICGO S.A.S. actúa como encargado y trata esos datos solo para prestar el servicio, siguiendo las instrucciones de la empresa.

Contacto para cualquier asunto de privacidad: camilo@markeos.com.

2. Qué datos tratamos

• Cuenta: nombre, correo electrónico, contraseña (guardada con hash), rol, empresa y preferencias.
• Empresa: razón social, logo, color de marca, plan y facturación.
• Canales conectados: identificadores de la cuenta de WhatsApp Business, del número de teléfono, de páginas de Facebook o cuentas de Instagram, y los tokens de acceso que Meta entrega al conectarlos. Los tokens se guardan cifrados (AES-256-GCM).
• Conversaciones: mensajes, archivos (imágenes, audio, video, documentos), ubicaciones compartidas, nombre de perfil, número de teléfono o identificador de usuario de WhatsApp, y estados de entrega y lectura.
• Uso y seguridad: dirección IP, navegador, fechas de acceso y registro de acciones sensibles (auditoría).

3. Para qué los usamos

• Prestar el servicio: recibir y enviar mensajes en nombre de la empresa, mostrarlos en la bandeja y repartirlos entre su equipo.
• Crear y administrar cuentas, autenticar usuarios y proteger el acceso (incluida la verificación en dos pasos).
• Enviar correos operativos: verificación de cuenta, invitaciones, recuperación de contraseña y avisos del servicio.
• Seguridad, prevención de fraude, auditoría y cumplimiento de obligaciones legales.
• Facturación y soporte.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad. No enviamos mensajes a los clientes finales por iniciativa propia.

4. Datos obtenidos de Meta (WhatsApp, Instagram, Messenger)

Cuando una empresa conecta su cuenta mediante el registro de Meta, recibimos solo los permisos que la empresa autoriza (por ejemplo, whatsapp_business_messaging y whatsapp_business_management). Usamos esos datos únicamente para enviar y recibir los mensajes de esa empresa, mostrar el estado de su número y administrar sus plantillas. Cumplimos las Condiciones de la Plataforma de Meta y la Política de WhatsApp Business. La empresa puede desconectar su cuenta en cualquier momento desde ChatEos; al hacerlo eliminamos sus tokens de acceso.

5. Con quién compartimos datos

• Meta Platforms (WhatsApp, Instagram, Messenger), para entregar los mensajes.
• Proveedores de infraestructura (alojamiento, almacenamiento, correo electrónico) que tratan datos por nuestra cuenta con obligaciones de confidencialidad.
• Proveedores de IA configurados por la empresa (por ejemplo, Dify), solo si la empresa activa un bot.
• Autoridades, cuando la ley lo exija.

Algunos de estos proveedores pueden estar fuera de Colombia, lo que implica una transferencia internacional de datos. Solo la hacemos con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección.

6. Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos los datos mientras la empresa tenga una cuenta activa. Si la cuenta se cierra o se solicita la eliminación, borramos los datos en un plazo máximo de 30 días, salvo los que debamos conservar por obligación legal (por ejemplo, facturación). Los registros técnicos de webhooks se eliminan a los 30 días.

7. Seguridad

Usamos cifrado en tránsito (HTTPS), cifrado de credenciales y tokens en reposo, aislamiento de datos entre empresas a nivel de base de datos, control de acceso por roles, verificación en dos pasos para administradores de la plataforma y registro de auditoría.

8. Tus derechos

Como titular puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Saber cómo se han usado tus datos.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Escribe a camilo@markeos.com con tu nombre, tu solicitud y un medio de contacto. Respondemos las consultas en máximo 10 días hábiles y los reclamos en máximo 15 días hábiles. Si eres cliente final de una empresa que usa ChatEos, también puedes dirigirte directamente a esa empresa. Para eliminar tus datos sigue las instrucciones de eliminación de datos.

9. Cookies

Usamos solo cookies necesarias para mantener la sesión iniciada y proteger la cuenta. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.

10. Menores de edad

ChatEos es un servicio para empresas y no está dirigido a menores de edad.

11. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página y avisaremos a las empresas por correo cuando el cambio sea importante.

1. Controller

ICGO S.A.S. is the controller of ChatEos account data (business clients and their users). For the data of each business’s end customers (people who message the business), the business is the controller and ICGO S.A.S. acts as a processor, handling that data only to provide the service. Privacy contact: camilo@markeos.com.

2. Data we process

Account data (name, email, hashed password, role, company); connected channel data (WhatsApp Business Account, phone number, Facebook Page or Instagram account IDs and the access tokens provided by Meta, stored encrypted); conversation data (messages, media, shared locations, profile name, phone number or WhatsApp user ID, delivery and read status); and usage and security data (IP address, browser, access dates, audit logs).

3. How we use it

To provide the service (send and receive messages on behalf of the business and show them in the shared inbox), to manage accounts and authentication, to send operational emails, for security, fraud prevention and audit, and for billing and support. We do not sell personal data, use it for advertising, or message end customers on our own initiative.

4. Data from Meta (WhatsApp, Instagram, Messenger)

When a business connects its account through Meta’s signup flow, we only receive the permissions the business grants (such as whatsapp_business_messaging and whatsapp_business_management). We use this data only to send and receive that business’s messages, show the status of its phone number and manage its message templates, in compliance with Meta Platform Terms and the WhatsApp Business Policy. The business can disconnect at any time; we then delete its access tokens.

5. Sharing

We share data with Meta Platforms to deliver messages, with infrastructure providers (hosting, storage, email) bound by confidentiality, with AI providers only if the business enables a bot, and with authorities when required by law. Some providers may be located outside Colombia.

6. Retention and security

We keep data while the business account is active and delete it within 30 days after the account is closed or deletion is requested, except data we must keep by law. We use HTTPS, encryption of credentials and tokens at rest, database-level isolation between businesses, role-based access control, two-factor authentication for platform administrators and audit logging.

7. Your rights

You can access, update, correct and delete your data, revoke your authorization and file complaints with the Colombian Superintendence of Industry and Commerce. Email camilo@markeos.com. We answer inquiries within 10 business days and claims within 15 business days. See our data deletion instructions.

8. Cookies, minors and changes

We only use cookies required to keep you signed in and protect your account. ChatEos is a business service not directed to minors. We will publish any changes to this policy on this page and notify businesses by email when changes are significant.